各系、各班级：
为保证学院2019-2020学年第二学期学籍管理工作的顺利开展，减少因学籍异动对学生学习造成的影响，经研究决定，自2020年3月4日起，休学、复学等学籍异动采用线上申请的方式进行。请有关学生及各系管理人员按照以下程序及时在教务系统内进行操作，以保证学生按时在线上完成学籍异动后进行正常选退课，参加教学活动。
一、复学办理
办理时间：2020年3月4日至3月13日
办理步骤：
第一步：休学期满应复学的学生，首先联系所在系学生工作办公室，提供休学证明（因病休学的学生还需要提供县级以上医院开具的康复证明）。系学生工作办公室对学生是否能按时复学学习进行审核，达到复学条件的，需与系综合事务办公室沟通确定复学后的新班级（复学应降到下一年级），未达到复学条件的，按学院有关学籍管理规定处理。
第二步：学生线上申请：学生登录教务系统——报名申请——学籍异动申请——选择异动类型：复学——上传休学证明书、康复证明等附件，填写申请理由、异动后班级（如有多个附件，需打包压缩后上传）——提交审核。
第三步：系综合事务主管登录教务系统进行资格审核。
第四步：系学工办主任登录系统在“学籍异动审核”界面填写审核意见。
第五步：财务处处长登录系统在“学籍异动审核”界面填写审核意见。
第六步：教务处副处长登录系统在“学籍异动审核”界面填写审核意见。
第七步：教学院长登录系统在“学籍异动审核”界面填写审核意见。
第八步：教务处进行学籍处理，反馈结果到系。
以上审核流程按照顺序执行，审核通过即转入下一环节，若不同意，可以填写修改意见退回申请。
注意：对于休学期满应复学的学生，各系应全面梳理，并及时通知到位。休学期满不按时复学者，学院应按《中国矿业大学徐海学院普通本科学生管理规定（修订）》做退学处理。
二、休学办理
办理时间：自2020年3月4日起
满足《中国矿业大学徐海学院普通本科学生管理规定（修订）》中休学条件且未达到退学条件的学生，可以在教务系统申请休学，休学期限默认为一学年（参军入伍除外），休学开始时间填申请当日，休学结束时间统一填写为2021年2月22日。
办理步骤：
第一步：申请休学的学生，首先联系系学生工作办公室说明休学理由，因病休学的需要提供县级以上医院开具的证明，学生工作办公室同意后学生方可在线提交申请。
第二步：学生线上申请：学生登录教务系统——报名申请——学籍异动申请——选择异动类型：休学——上传《中国矿业大学徐海学院休学审批表》等附件，填写异动原因、申请理由、休学起止时间（起始时间为申请当日，结束时间为2021年2月22日）——提交审核
第三步：系综合事务主管登录教务系统进行资格审核，达到退学条件的学生不能办理休学。
第四步：系学工办主任登录系统在“学籍异动审核”界面填写审核意见。
第五步：教务处副处长登录系统在“学籍异动审核”界面填写审核意见。
第六步：教学院长登录系统在“学籍异动审核”界面填写审核意见。
第七步：教务处进行学籍处理。
第八步：学生、系综合事务办公室可以登录系统查看办理结果。
四、补充说明
各系应严格审核学生休学、复学的申请材料，对不符合办理条件的学生进行指导说明，对已经办理完复学的学生，提醒并指导其按照新年级的培养方案进行选课。
待正式开学后，对申请各种学籍异动的进行资格复查，复查不合格的，将按学院有关学籍管理规定处理。正式开学后，办理学籍异动的根据需要补齐相关流程手续。
教务处
2020年3月4日
附件：线上办理休学、复学流程示意图
一、学生申请操作
1、学生登录教务系统——报名申请————学籍异动申请。
2、选择相应的异动类型。
3、上传附件、填写异动原因、申请理由、异动后班级等信息后提交申请。
附件内容要求：（如多个附件需打包压缩后上传）
（1）复学需要上传办理休学时发放的本人的《休学证明书》，因病休学的还需要提供县级以上医院开具的康复证明；
（2）休学需要提交《中国矿业大学徐海学院休学审批表》（因病休学的还需要提供县级以上医院开具的诊断证明）；休学起始时间为申请当日，结束时间为2021年2月22日；
二、系审核操作
1、学生申请提交后，系需要进行综合事务主管审核——系学工办主任审核——财务处处长（只审批复学）——教务处副处长——教学院长审核四个步骤的审核操作。上一步审核通过之后才可以转入下一环节。可在“学籍异动审核”——“流程跟踪”里查看每一条申请的办理进度。
学院相关管理人员登录教务系统后需首先切换成“院系秘书”/“系学工办主任”/“教学院长”角色进入“学籍管理”——“学籍异动管理”——“学籍异动审核”页面，查看申请信息，可以下载查看附件。
2、审核结论有三种可选：选择“通过”即可填写审核意见转入下一环节，若选择“退回”可以填写修改意见退回到申请人，供申请人修改信息；选择“不通过”则学生无法再次申请。
